コスト削減や業務の効率化も！電子契約の基礎知識まとめ

電子契約のキホン

電子契約の対象文書は？

電子契約の対象文書には、購買側と販売側と取引文書には色々ありますが、見積書、注文書、注文請書、契約書、納品書、請求書や領収書まで取引文書すべてが電子化の対象です。

電子化するメリットは？

電子化するメリットとして、まずはコスト削減があります。

文書すべてとなるとかなりのボリュームが発生するので、それらを電子化すると印紙税、印刷費、郵送費、保管費、用紙代など、すべてのコストが削減されます。

あまり知られていないのですが、印紙税は、紙に対して課税されるので、電子データには課税されません。

次に、業務の効率化があります。

これにより、取引先とのスピードアップが期待ができます。

電子文書は、検索、閲覧、送付が容易なため、業務が効率化できますし、会社間や部門間のコミュニケーション効率が上がります。

さらに、コンプライアンス上も望ましいといえます。

電子文書へのアクセスについて一元管理を行うことで、内部統制が適切に行えます。

電子文書に電子証明書を用いて電子署名や、タイムスタンプを付けることで、電子文書の真正性・原本性を確保した保存を行うことができます。

電子契約は、これまでは建設業界など印紙税の削減効果が大きい業界で普及していました。現在では、電子契約サービスがより便利に、より安価になったため、印紙税の削減効果がない業界や業務にまで広がりはじめています。

知っておきたい電子契約のメリット

• 大幅削減 (印紙税・印刷費・郵送費・保管費・用紙代)
• 業務効率化
• 内部統制上のメリット
• 取引のスピードアップ

電子契約を可能にするツールは？

従来は電子契約を締結する場合、各PCにアプリをインストールする必要がありました。
PC環境にはさまざまな制約がありますし、また、アプリや電子証明書の価格も高価なため、導入のハードルが高かったのです。

現在はクラウドサービスが主流ですので、WEBブラウザさえあれば利用できます。サービスの価格も安価になりましたから、気軽に導入することができるようになっています。

JIPDECホームページでは、電子契約のメリットや導入事例が紹介されています。
（導入事例はこちらから）

また、これから電子契約の導入を検討される方の相談も受け付けています。
JIPDEC インターネットトラストセンター（担当：佐藤）
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（取材協力：JIPDEC 一般財団法人日本情報経済社会推進協会）
（編集：創業手帳編集部）