オフィス移転業者選びの比較ポイントと注意点は?タイプ別オススメ業者4選も紹介!

オフィス移転業者は、依頼したい業務内容とサービス、料金がマッチした業者を選ぶことが大切


オフィス移転をスムーズに進め、成功させるためのポイントはいくつかあります。その一つとして挙げられるのが、オフィス移転業者選びです。さまざまなオフィス移転業者がありますが、オフィス移転の目的や規模、予算に合った業者選ぶことが大切だと言えるでしょう。

この記事では、オフィス移転を依頼する業者の選び方やポイントを説明します。併せておすすめのオフィス移転や引越し業者も紹介するので、オフィス移転を予定している場合はぜひ一読して参考にしてください。

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オフィス移転業者とは?何をしてくれるのか?


最初に、オフィス移転業者について説明します。オフィスや店舗の移転は、通常の引越しとは異なり荷物の運び出しと運び入れだけでは完了しません。そのため、オフィス移転の専門業者や、引越し業者のオフィス移転専門の部門に依頼することが多いです。

ここでは、オフィス移転業者はどのような業務をしてくれるのか、またどのような種類の業者があるかを説明します。オフィス移転業者選びのチェックポイントとして、ぜひ役立ててください。

オフィス移転業者の業務内容

オフィス移転業者が行ってくれる業務内容は多岐にわたります。オフィス移転業者が請け負ってくれる主な業務内容は、次の通りです。

・オフィスの荷物や家具などの運び出し、運び入れ作業
・不要品や廃棄物の処分
・新しいオフィス選びのアドバイスや物件調査
・新しいオフィスのレイアウトプランニング
・オフィス家具や什器の手配
・内装工事計画と実施
・電話回線やLAN配線工事

オフィス業者のすべてが、これらの業務を行ってくれるとは限りません。また、これら以外の業務を引き受けてくれるとこともあります。オフィス業者にどのようなことをしてもらいたいのか、何を望むのかを選ぶポイントの一つにすると良いでしょう。

オフィス移転業者の種類

オフィス移転業の特徴は、専門業者以外にもさまざまな業者が参入している点です。ここでは、オフィス移転業を営んでいる業者にはどのようなタイプがあるかを説明します。

オフィス移転の目的や希望によっては、専門業者以外のほうが適していることもあるため、いろいろと比較してみるのも一つの方法です。

オフィス移転専門業者

オフィス移転専門業者のなかには、オフィス移転業務だけを取り扱っているところだけでなく、オフィス関連業務をトータルサポートする一環として、移転業務を行っているケースもあります。特に、オフィスレイアウトやデザイン会社がオフィス移転部門を設けていることが多いです。

また、移転専門業者ではありませんが、オフィス移転を専門としているコンサルティング会社もあります。さまざまなプランを提案してくれたり希望に応じて依頼先を決めてくれたりするため、費用はかかりますがオフィス移転の手間を省き、希望通りのオフィス移転を実現するには有効だと言えるでしょう。

引越し業者・運送業者

通常の家の引越しをメインとしている業者や物流・運送業者のなかには、オフィス移転の業務を展開しているところが多くあります。同じ会社内にオフィス移転部門を設置しているところもあれば、グループ会社化しているケースもあるため、問い合わせてみても良いでしょう。

引越し業者や運送業者は、やはり荷物の梱包や輸送、搬入に強いです。業者に依頼したいオフィス移転業務のメインが搬送の場合におすすめだと言えます。

オフィス家具メーカー

大手のオフィス家具メーカーのなかには、オフィス移転業務やオフィスのレイアウト、内装工事を請け負ってくれるところがあります。新しいオフィスの移転に伴い、オフィス家具を一新する場合などに利用すると、オフィスのトータルコーディネートが可能です。

オフィスデザインのショールームを設けているところもあるので、オフィス移転前に見学しておくと新しいオフィスのイメージがしやすくなります。オフィス移転だけでなく、オフィスのインテリアや家具のグレードアップを考えている場合におすすめです。

オフィス専門不動産会社

不動産会社のなかには、賃貸オフィスを専門に取り扱っているところがあり、大手ではオフィス移転からオフィスレイアウト、内装工事まで計画してくれます。新しいオフィスの物件探しから内装工事、荷物の搬送までワンストップで依頼したい場合におすすめです。

ただし、対応しているエリアが都市部に限られていることが多いため、地方のオフィス移転には不向きかもしれません。新しいオフィスにどのような物件を選ぶべきかわからない場合は、相談してみても良いでしょう。

オフィス移転業者の選び方や比較ポイント


ここでは、オフィス移転業者を選ぶ際に、どのようなポイントをチェックしたり比較したりすれば良いかを説明します。

手当たり次第オフィス移転業者を探しても、手間や時間がかかるばかりです。どのようなポイントを押さえて選べば良いかを確認しておきましょう。

依頼する業務内容を明確にする

オフィス業者を選ぶ際には、まず、どのような業務を依頼したいのかを明確にしましょう。すべてを業者に任せるのか、荷物の運搬だけを頼むのかで依頼する内容が変わってきます。

例えば、次のようなものです。

・移転先のオフィス選びをしてほしい
・荷物の梱包と開封までしてもらいたい
・オフィス移転に伴い、古いオフィス家具を処分したい
・新しいオフィスのレイアウトプランも考えてほしい
・オフィスに入れる新しい家具を選んで発注してほしい
・内装工事だけでなく、ネットワークの整備までしてほしい
・オフィスの移転案内の発送までお願いしたい

このような要望がある場合は、それを満たしてくれるオフィス移転業者を選ぶことが大切です。しかし、すべての要望を叶えるとなると、今度は予算で折り合いがつかなくなる場合もあります。どうしても外せない希望する業務と、できればやってもらいたい業務とを分けて優先順位をつけておくと良いでしょう。

実績や対応可能な業務を確認する

オフィス移転業者を選ぶ際には、これまでにどのような実績があるかを確認しましょう。実績を確認する際に特に大切なのが、移転の規模と移転の範囲です。その業者が対応したことのある業務内容を超えていた場合、満足のいく作業結果が得られない恐れもあります。

移転業者からの提案やこれまでの実績に不安がある場合は、その業者を選ばないか、見積もりだけでなく、具体的な作業予定表を出してもらうなどをするほうが良いでしょう。

アフターサービスを確認する

アフターサービスの有無や内容も、オフィス移転業者を選ぶポイントになります。
オフィス移転業者のアフターサービスの一例として挙げられるのは、次のようなものです。

・新しいオフィス入居後のレイアウト調整対応
・一定期間内の内装工事無料やり直し
・一定期間内のオフィス家具・什器保証
・オフィス移転の案内状作成
・移転後のOA機器や設備のメンテナンス

無料の場合や有料の場合など、オフィス移転業者によって違いはありますが、アフターサービスやアフターフォローが充実しているに越したことはありません。必要と思われるサービスが付いているかどうかも、オフィス移転業者を選ぶ際にチェックしてみましょう。

オフィス移転業者の選びと依頼の流れ


ここでは、実際にオフィス移転業者に依頼する際の流れや手続きについて説明します。オフィス移転の全体スケジュールと一緒に、オフィス移転業者選びの依頼の流れも把握して、スムーズに作業を進めていきましょう。

複数社を選んで相見積もりを取る

まず、オフィス移転業者や引っ越し業者のなかから、見積もりを取る業者を複数選びます。その際、先に述べたオフィス移転業者の選び方を踏まえておくと役立つでしょう。

オフィスの規模に合った業者や希望するサービスを提供してくれる業者を選んで見積もりを依頼する際に、1社ずつ探して連絡をするのは大変な作業になります。

そのような時に便利なのが、オフィス移転業者の一括査定サイトです。ビジネスに関わる業者の相見積りを依頼してくれるサイト「ミツモア」のように、オフィス移転や事務所の引越しに特化したジャンルを設けているサイトもあります。

ただし、あまりたくさんの業者に見積もりを依頼すると、それぞれの業者から来る連絡の対応に追われることになりかねません。依頼する見込みのある業者に絞り、それらの業者を比較するために利用すると良いでしょう。

見積もりの比較

オフィス移転業者から取り寄せた見積もりを比較する際は、金額の高い安いだけにとらわれないようにすることが大切です。金額が安いだけで業務内容が不十分だったり、作業時に問題があったりすることもあるからです。

見積もりの内容が明確に記載されているか、「その他費用」でくくられている額が多くないか、担当者が見積もりをていねいに説明してくれるかなどの点をしっかりとチェックしましょう。

それぞれの項目ごとに分けてまとめた比較表を作成してみるのもおすすめです。

移転業者の決定と移転計画の相談

複数のオフィス移転業者から出してもらった見積もりやこれまでの移転業務実績などを比較し、最終的に依頼する業者の決定をします。

決定の際には細かい業務内容だけでなく、アフターサービスの内容についてもしっかりと確認しておきましょう。また、移転業務内容や日程の変更があった場合、どの程度まで対応してもらえるかも聞いておくと、いざという時に安心です。

おすすめのオフィス移転業者4選


最後に、おすすめのオフィス移転業者をタイプ別に4つ選んでご紹介します。

それぞれ特徴や得意とする業務内容が異なるため、どのようなポイントを重視したいのかに照らし合わせてチェックしてみる良いでしょう。移転業者選びの指標として、ぜひ役立ててください。

ブレインズ・ネットワーク

ブレインズ・ネットワークは、オフィス移転業務だけでなく、WEB製作やグラフィックデザイン、スタジオ運営といったオフィスビジネスをサポートしている会社です。

ブレインズ・ネットワークのオフィス移転事業は全国対応。予算に合わせたレイアウト作成やオフィスのプランニング、家具や什器の処分、回線工事、引越に伴う原状回復まで請け負ってくれます。

見積もりだけでなく、簡易的なレイアウトを無料で作成してくれるため、依頼する前に新しいオフィスをイメージできる点がおすすめです。
ブレインズ・ネットワーク

オフィスコム

オフィスコムは、オフィス家具通販とオフィスプランニングを2大事業として全国展開している会社です。そのため、オフィス移転だけでなく家具選びからオフィスプランまでサポートしてもらうことができます。

オフィスコムのオフィス移転業務の特徴は、搬出や輸送、搬入といった引っ越し作業のみプランと、オフィスデザインや各種工事まで請け負うオフィス移転トータルサポートの2つのプランがある点です。ニーズに合わせてプランを選ぶことができます。

また、すべての作業を自社で行っているため、中間マージンの発生やコミュニケーションコストを抑えることが可能です。
オフィスコム

日通の移転サービス

流通業界大手の日本通運が展開している移転サービスが、日通の移転サービスになります。年間25,000件の実績を誇り、オフィスだけでなく病院や学校、工場などさまざまなシチュエーションの移転に対応可能です。

オフィスの荷物の運送や搬入業務だけでなく、オフィス物件の紹介や内装施工、現在のオフィスの原状回復工事など、移転に関するさまざまなサ―ビスをワンストップで請け負ってくれます。専任の担当者がすべて対応してくれる点も安心です。

また、海外への移転業務を依頼できる点も、日本通運グループならではと言えるでしょう。
日通の移転サービス

コクヨマーケティング

文房具やオフィス家具、事務機器などの大手製造、販売会社であるコクヨのグループ会社、コクヨマーケティングでもオフィス移転業務を展開しています。

「物件探し」から「引越し」までまるごとサポート。また、ショールームだけでなく、実際にコクヨの社員が働いているオフィスを見学することができるため、実際のオフィスレイアウトやオフィス家具選定の参考になります。

オフィス移転計画を立てる際に、働く環境診断「はたナビPro(はたナビプロ)」を無料で行ってもらうことができる点も魅力です。オフィスの環境診断をすることで、オフィス移転だけでなく、働く環境改善にもつなげることができるでしょう。
コクヨマーケティング

オフィス移転業者選びは希望や要望に合わせて

オフィス移転業務を依頼する業者を上手に選べば、移転にかかる手間や時間を抑えることが可能です。まず、オフィス移転に伴う作業のうち、何を移転業者に依頼するのか明確にしましょう。その上で、オフィス移転業者選びを始めることが大切です。

オフィス移転業は、オフィス移転業を専門にしているところだけでなく、運送業者やオフィス家具会社など、さまざまな企業が参入しています。オフィス移転で重視するポイントに合わせて、依頼先を決めると良いでしょう。

オフィス移転業者を選ぶ際は、見積もり料金だけでなく実績やアフターサービスの比較も欠かせません。依頼したい業務内容に適したオフィス移転業者を選び、オフィス移転をスムーズに進めて成功させましょう。

オフィス移転手帳では、オフィスの移転を考えるにあたって必要な情報がひとつの冊子となって無料で配布しています。あわせてご活用ください。

(編集:創業手帳編集部)

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